📦 Starter Pack Konferancab

Panduan teknis Persiapan, hari H Konferancab

Persiapan Konferancab :

Step 1 : Pembentukan Panitia & Persiapan Dokumen

1. Rapat Pleno Pembentukan Panitia

Langkah pertama adalah mengadakan Rapat Pleno pengurus PAC untuk membentuk struktur pelaksana:

Steering Committee (SC): Bertanggung jawab atas substansi (Draft materi, Tatib, dan arah persidangan). Biasanya diisi oleh unsur BPH PAC.
Organizing Committee (OC): Bertanggung jawab atas teknis pelaksanaan (Tempat, Pendanaan, Konsumsi, dan Perlengkapan).
Output: Penerbitan SK Panitia Konferancab oleh PAC.

2. Penyusunan Dokumen Substansi (Tugas SC)

Sembari OC mencari tempat, SC harus mulai menyusun draf dokumen yang akan diuji oleh PC:

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Mengumpulkan laporan dari tiap departemen selama satu periode.
Draft Materi Sidang: Menyusun draf Tatib, Komisi Program Kerja, Komisi Organisasi (Rekomendasi), dan Tatib Pemilihan.
TOR (Term of Reference): Menentukan tema, latar belakang, dan tujuan konferensi.

(Penting) Draft Kerangka Naskah LPJ

Berikut adalah sistematika penulisan Laporan Pertanggungjawaban:

BAB I: PENDAHULUAN

A. Muqaddimah
B. Tujuan Penyusunan
C. Dasar Pertanggungjawaban
D. Sistematika laporan (beserta lampiran)

BAB II: KONDISI OBJEKTIF ORGANISASI

A. Pendahuluan
B. Kondisi Umum
- 1. Keberadaan organisasi
- 2. Keberadaan kader
- 3. Keberadaan program

BAB III: PROGRAM KERJA(Hasil Konferensi ... Ke...)

A. Pendahuluan
B. Garis besar program PAC/PK/PR
C. Bentuk Program
D. Kegiatan yang belum dilaksanakan
E. Realisasi kegiatan (bentuk program kerja keseluruhan)

BAB IV: PELAKSANAAN PROGRAM

A. Definisi: Laporan menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan oleh bidang/departemen tertentu.
B. Format Tabel: Laporan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
- 1. Nomor urut
- 2. Program kerja tahunan atau enam bulanan
- 3. Bentuk kegiatan
- 4. Pelaksanaan (waktu dan tempat)
- 5. Penggunaan anggaran
- 6. Hambatan-hambatan
- 7. Faktor pendukung
- 8. Keterangan
C. Legalitas: Tabel bertuliskan "Laporan Program Kerja" dan di bawahnya dicantumkan tanda tangan penanggung jawab.

BAB V: ADMINISTRASI, SURAT MENYURAT, INVENTARISASI

A. Surat Menyurat
- 1. Rekapitulasi surat masuk
- 2. Rekapitulasi surat keluar
- 3. Rekapitulasi surat internal
- 4. Rekapitulasi surat eksternal
B. Keuangan
C. Inventarisasi

BAB VI: HAMBATAN-HAMBATAN

A. Faktor yang menghambat
B. Program yang belum terselesaikan

BAB VIII: KESIMPULAN

BAB IX: REKOMENDASI

BAB X: PENUTUP

3. Inventarisasi Database & Legalitas

Bagian administrasi (Sekretaris) wajib melakukan kroscek database:

Verifikasi Ranting/Komisariat: Memastikan Pimpinan Ranting (PR) dan Pimpinan Komisariat (PK) memiliki SP (Surat Pengesahan) yang masih aktif.
Daftar Peserta: Menyiapkan daftar delegasi yang memiliki hak suara dan hak bicara sesuai database organisasi.

4. Sinkronisasi Akhir (Internal Check)

Sebelum melangkah ke Step 2 (Uji Kelayakan), pastikan:

Dokumen sudah dalam bentuk softfile (PDF) yang rapi.
Seluruh draf sudah disetujui dalam rapat internal panitia.
Target: Step 1 selesai maksimal 45-60 hari sebelum hari-H, sehingga ada waktu longgar sebelum deadline Uji Kelayakan (H-30).

Step 2. Melaksanakan Uji Kelayakan Konferensi

1. Pengajuan & Timeline
Permohonan:' PAC mengajukan surat permohonan Uji Kelayakan kepada PC IPNU IPPNU Trenggalek. Batas Waktu: Dokumen wajib dikirimkan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum pelaksanaan Konferensi.

2. Tahapan Penilaian (Verifikasi & Wawancara)

Proses penilaian dilakukan melalui tiga tahap utama:

Verifikasi Administrasi: Pemeriksaan kelengkapan dokumen (TOR, Draft Materi, LPJ, dan bukti SP aktif).
Penilaian Teknis & Konseptual: Peninjauan rencana acara, kesiapan tempat/sarana, koordinasi keamanan, serta konsep tata tertib persidangan.
Wawancara & Klarifikasi: Dilakukan oleh Tim Uji Kelayakan (Departemen Organisasi & BPH PC) terhadap Ketua, Sekretaris PAC, serta panitia SC dan OC (dapat dilakukan daring/luring).

3. Berkas Administrasi yang Wajib Dilampirkan

PAC wajib mengunggah/menyerahkan dokumen berikut secara lengkap:

(1) Surat Permohonan Uji Kelayakan.
(2) Draft Materi Persidangan (Tatib Konferensi, Komisi-komisi, Tatib Pemilihan Ketua).
(3) Draft LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) PAC.
(4) Draft Konsideran (Berita acara pemilihan & tim formatur).
(5) Hasil Rakerancab terakhir.
(6) Term of Reference (TOR) Konferancab.
(7) Daftar Peserta yang telah terverifikasi.
(8) Surat Pengesahan (SP) Aktif dari seluruh PR dan PK di wilayah setempat.

4. Status Rekomendasi Hasil Uji

Setelah penilaian selesai, PC akan mengeluarkan Berita Acara dengan hasil:

Lulus: PAC layak melaksanakan konferensi dan akan diterbitkan Surat Rekomendasi Resmi.
Lulus Bersyarat: Boleh melaksanakan konferensi dengan catatan wajib memperbaiki kekurangan dalam batas waktu tertentu.
Tidak Lulus: PAC belum diperbolehkan melaksanakan konferensi hingga seluruh persyaratan terpenuhi.

Pemahaman di hari H Konferensi :

(Penting) Alur Konferensi

Urutan sidang pleno dalam permusyawaratan adalah sebagai berikut:

Tatib Sidang Konferensi: Pembahasan aturan main persidangan.
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ): Pemaparan kinerja oleh pimpinan yang akan demisioner.
Pandangan Umum: Penilaian/komentar dari peserta (pimpinan di bawahnya) atas LPJ yang disampaikan.
Sidang Komisi: Forum khusus untuk merumuskan arah gerak selanjutnya. Terbagi menjadi:
- Komisi A: Organisasi
- Komisi B: Program Kerja
- Komisi C: Rekomendasi
Pleno Komisi: Pengesahan hasil sidang komisi secara berurutan (Organisasi, Program Kerja, lalu Rekomendasi).
Pendemisioneran: Pernyataan demisioner (berakhirnya masa jabatan) pengurus lama oleh pimpinan sidang.
Sidang Tatib Pemilihan Ketua: Pembahasan aturan dan syarat pencalonan ketua baru.
Pemilihan Ketua: Proses pemungutan suara oleh pimpinan yang memiliki hak suara.
Formatur: Pemilihan tim formatur untuk membantu ketua terpilih menyusun kelengkapan Badan Pengurus Harian.

Mahir Teknis Persidangan Konferancab

1. Ketentuan Umum & Pimpinan Sidang

Persidangan dalam forum Konferensi Anak Cabang dan Rapat Anggota diatur sebagai berikut:

A. Komposisi Pimpinan Sidang:

Terdiri dari 3 orang:
- 1 Ketua Sidang
- 1 Sekretaris
- 1 Anggota
Sekretaris dan Anggota dipilih berdasarkan kesepakatan forum.

B. Siapa yang Memimpin?

Sidang Pleno Khusus (LPJ, Tatib Pemilihan, Pemilihan Ketua): Wajib dipimpin oleh Pimpinan IPNU/IPPNU satu tingkat di atasnya (Contoh: Konferancab dipimpin PC, Rapat Anggota dipimpin PAC).
Kondisi Darurat: Jika pimpinan setingkat di atasnya berhalangan, maka diganti oleh pimpinan di atasnya lagi atau oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).

2. Jenis-Jenis Sidang (Pleno, Gabungan, Komisi)

A. Sidang Pleno

Peserta: Seluruh peserta persidangan.
Tujuan: Pengambilan keputusan dan/atau pengarahan.
Agenda Wajib: Pembahasan Tatib, LPJ, Pandangan Umum, Penetapan Komisi, Pemilihan Ketua & Tim Formatur.

B. Sidang Pleno Gabungan

Peserta: Gabungan peserta IPNU dan IPPNU (jika acara dilaksanakan bersama).
Sifat: Kondisional sesuai kebutuhan dan kebijakan bersama.
Bentuk: Bisa berupa sidang pleno, forum diskusi, atau seminar.

C. Sidang Komisi

Peserta: Sebagian peserta (dibagi per kelompok).
Tujuan: Membahas hal-hal spesifik.
Pembagian Komisi:
- Komisi A: Organisasi
- Komisi B: Program Kerja
- Komisi C: Rekomendasi

3. Unsur-Unsur Kelengkapan Sidang

Sebuah persidangan dianggap lengkap jika memiliki unsur:

Pimpinan Sidang (Ketua, Sekretaris, Anggota).
Peserta Sidang (Penuh dan Peninjau).
Peninjau (Pihak yang mengawasi/memantau).
Draft/Materi (Bahan yang dibahas).
Tujuan/Rencana Sidang.
Sarana & Prasarana (Tempat, palu sidang, meja, pengeras suara, dll).

4. Kamus Istilah Persidangan (Penting!)

Berikut adalah istilah teknis yang sering digunakan dalam forum:

Istilah	Definisi / Fungsi
Interupsi	Memotong pembicaraan/jalannya persidangan untuk menyampaikan sesuatu.
Privilege	Izin meninggalkan forum sidang (misal: ke kamar kecil/ibadah).
Information	Memberikan info penting/urgen yang berkaitan dengan pengambilan keputusan.
Order	Meminta fasilitas kepada pimpinan/panitia (misal: suara kurang keras, AC panas).
Question	Mengajukan pertanyaan tentang materi sidang.
Opsi	Usulan yang diajukan peserta kepada pimpinan sidang.
Rasionalisasi	Alasan/dasar pemikiran dari pengaju opsi.
Justifikasi	Penguatan opsi oleh orang lain (bukan pengaju opsi).
Afirmasi	Penguatan opsi oleh pengaju opsi itu sendiri (disertai alasan).
Lobbying	Proses penyamaan persepsi/kompromi saat terjadi perbedaan pendapat yang tajam (biasanya saat skorsing).
Voting	Pemungutan suara (dilakukan jika musyawarah mufakat/lobbying tidak tercapai).
Klarifikasi	Penjelasan ulang untuk meluruskan kesalahpahaman atau mencabut opsi.
Skorsing	Penundaan sidang sementara waktu (untuk istirahat, lobbying, atau sholat).
Deadlock	Kondisi buntu dimana musyawarah tidak menemui kata sepakat.
PK (Peninjauan Kembali)	Pembahasan ulang poin yang sudah disahkan. Syarat: Sebelum konsideran dibaca & disetujui forum.

Aturan Main, Etika & Ketukan Palu

1. Filosofi & Makna Ketukan Palu Sidang

Penggunaan palu sidang harus tegas dan berirama sesuai maknanya:

Jumlah	Makna & Fungsi
1x Ketukan	Mengesahkan sebuah opsi atau poin per poin. Mencabut pengesahan (jika ada kesalahan teknis tak disengaja). Menenangkan forum (Ketukan peringatan).
2x Ketukan	Skorsing (Pending): Menghentikan sementara sidang (ishoma/lobbying). Mencabut Skorsing: Melanjutkan sidang kembali. Pergantian pimpinan sidang (estafet palu).
3x Ketukan	Membuka dan menutup acara persidangan secara resmi. Mengesahkan Konsideran (Keputusan Final/Keseluruhan).

2. Redaksi Ucapan Pimpinan Sidang (Script)

Berikut adalah contoh kalimat baku yang sering digunakan:

Membuka Sidang:

“Apakah sidang pada pagi/sore/malam hari ini tentang [Nama Bahasan] bisa dimulai?” (Tok 3x)

Menawarkan Usulan:

“Apakah usulan dari rekan/rekanita di depan tentang [Isi Usulan] bisa disepakati?” (Tok 1x)

Menawarkan Poin Pembahasan:

“Apakah poin [Nomor] tentang [Isi Poin] bisa disepakati?” (Tok 1x)

Mengalihkan Pimpinan Sidang:

“Apakah palu sidang bisa saya alihkan kepada presidium sidang kanan/kiri saya atau diganti?” (Tok 2x)

Menutup Sidang:

“Sidang pada malam/pagi/sore ini saya nyatakan ditutup.” (Tok 3x)

3. Etika Peserta & Pimpinan

Hakikat etika adalah interaksi yang sopan demi kenyamanan bersama. Poin utamanya adalah:

Objektivitas: Menekan pendapat yang bersifat subjektif (pribadi/emosional).
Solutif: Menghindari timbulnya masalah baru.
Fokus: Menjaga proses sidang tetap pada penyelesaian masalah, bukan sekadar adu argumen.
Akuntabel: Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Kondusif: Menjaga kenyamanan bersidang.

4. Syarat Kuorum & Pengambilan Keputusan

Keputusan sidang dianggap sah jika memenuhi syarat berikut:

A. Syarat Kuorum (Kehadiran):

Sidang sah jika dihadiri sekurang-kurangnya ½ + 1 (separuh lebih satu) dari total peserta terdaftar di panitia (OC).
Jika Kuorum Tidak Terpenuhi: Sidang ditunda (skorsing) selama 2 x 15 menit. Jika setelah itu belum kuorum, sidang bisa dilanjutkan atas kesepakatan forum.

B. Mekanisme Keputusan:

Prioritas Utama: Musyawarah Mufakat.
Jika tidak sepakat: Lobbying (negosiasi antar kubu).
Jika Lobbying buntu (deadlock): Voting (Pemungutan suara terbanyak).
Jika Voting seimbang (draw): Dilakukan Lobbying ulang sebelum voting ulang.

Sistematika Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Alur persidangan penyampaian LPJ adalah sebagai berikut:

Pemilihan Pimpinan Sidang: Forum menentukan pimpinan sidang untuk memimpin alur kegiatan laporan pertanggungjawaban.
Pembacaan Tata Tertib: Pimpinan sidang membacakan tata tertib laporan pertanggungjawaban.
Penyampaian Laporan: Penyampaian laporan pertanggungjawaban oleh badan, departemen, dan pengurus inti.
Urutan Penyampaian (Bottom-Up): Dimulai dari struktur paling bawah, dengan urutan:
- Badan / Lembaga
- Departemen
- Bendahara
- Sekretaris
- Ketua Pimpinan (Terakhir)
Tanya Jawab & Penilaian: Sesi tanya-jawab oleh forum. Peserta menyepakati status LPJ:
- Diterima sepenuhnya.
- Diterima dengan syarat (perbaikan).
- Tidak diterima (Ditolak).
Pandangan Umum: Peserta berhak memberikan pandangan umum terhadap semua pemaparan LPJ, baik secara keseluruhan maupun spesifik pada program kerja tertentu.
Konsideran: Pembacaan konsideran (keputusan pengesahan) oleh pimpinan sidang.

Mekanisme Demisionerisasi Resmi

Demisionerisasi resmi adalah berakhirnya masa jabatan yang dilakukan melalui forum permusyawaratan:

Pelaksanaan: Dinyatakan secara resmi di hadapan forum Konferensi atau Rapat Anggota.
Prosesi: Dilakukan oleh Ketua dengan didampingi oleh seluruh pengurus yang bersangkutan.
Waktu: Dilaksanakan sebelum proses pemilihan pengurus baru dimulai.
Restrukturisasi: Penentuan pengurus baru setelah demisioner resmi dilakukan melalui prosedur umum pemilihan di forum Konferensi.

Ketentuan Lain :

Syarat & Kriteria Ketua Pimpinan (PAC, PK, PR)

1. Kriteria Pimpinan Anak Cabang (PAC)

A. Syarat Umum & Administrasi:

Usia Maksimal:
- IPNU: 22 Tahun.
- IPPNU: 20 Tahun.
Pendidikan Minimal: SLTA atau sederajat.
Pengalaman Organisasi:
- Aktif sebagai anggota sekurang-kurangnya 2 tahun & berprestasi.
- Pernah menjadi pengurus PR, PK, atau PAC.
- Lulus MAKESTA (Dibuktikan sertifikat atau saksi 2 orang).
- Berakhlak baik, berdedikasi tinggi, dan loyal.

B. Larangan Rangkap Jabatan (Pengurus Harian):

Dilarang rangkap dengan pengurus Parpol atau organisasi afiliasinya.
Dilarang rangkap dengan OKP yang tidak sehaluan dengan PD-PRT/Citra Diri IPNU IPPNU.
Dilarang rangkap jabatan strategis dengan Banom NU lainnya.

C. Ketentuan Lain:

Jika tidak bisa menjalankan fungsi maksimal, wajib mengajukan pengunduran diri atas kesadaran sendiri.

2. Kriteria Pimpinan Komisariat (PK)

A. Syarat Umum & Administrasi:

Status: Masih aktif sebagai Siswa/Santri/Mahasiswa di lembaga tersebut.
Usia Maksimal:
- IPNU: 22 Tahun (atau pelajar aktif).
- IPPNU: 20 Tahun (atau pelajar aktif).
Pendidikan Minimal:
- IPNU: SLTP atau sederajat.
- IPPNU: SD atau sederajat.
Pengalaman Organisasi:
- Aktif sebagai anggota sekurang-kurangnya 1 tahun & berprestasi.
- Lulus MAKESTA (Dibuktikan sertifikat atau saksi 2 orang).
- Berakhlak baik, berdedikasi tinggi, dan loyal.

B. Syarat Khusus Ketua:

Pernah menjadi pengurus di Komisariat (Sekolah/Pesantren/Kampus).

C. Ketentuan Lain:

Jika tidak bisa menjalankan fungsi maksimal, wajib mengajukan pengunduran diri atas kesadaran sendiri.

3. Kriteria Pimpinan Ranting (PR)

A. Syarat Umum & Administrasi:

Usia Maksimal:
- IPNU: 18 Tahun.
- IPPNU: 19 Tahun.
Pendidikan Minimal: SLTP atau sederajat.
Pengalaman Organisasi:
- Aktif sebagai anggota sekurang-kurangnya 1 tahun & berprestasi.
- Lulus MAKESTA (Dibuktikan sertifikat atau saksi 2 orang).
- Berakhlak baik, berdedikasi tinggi, dan loyal.

B. Syarat Khusus Ketua:

Pernah menjadi pengurus Pimpinan Ranting sebelumnya.

C. Larangan Rangkap Jabatan (Pengurus Harian):

Dilarang rangkap dengan pengurus Parpol atau organisasi afiliasinya.
Dilarang rangkap dengan OKP yang tidak sehaluan dengan PD-PRT/Citra Diri.
Dilarang rangkap jabatan strategis dengan Banom NU lainnya.

D. Ketentuan Lain:

Jika tidak bisa menjalankan fungsi maksimal, wajib mengajukan pengunduran diri atas kesadaran sendiri.

Mekanisme Pemilihan Terbuka (Konferancab)

1. Komite Konferancab (Penyelenggara)

Pembentukan: Dibentuk oleh PAC minimal 5 (lima) minggu sebelum hari pelaksanaan.
Personel: Berjumlah ganjil (3, 5, atau 7 orang) yang ditunjuk melalui rapat pleno.
Tugas Utama:

Mengumumkan tahapan pendaftaran secara terbuka.
Menerima berkas dan melakukan verifikasi keabsahan syarat calon.
Menetapkan dan mengumumkan daftar calon tetap.
Menetapkan daftar peserta penuh (pemilik hak suara) dan peninjau.

2. Tahap Pendaftaran & Kriteria Calon

Pendaftaran dilakukan minimal 4 (empat) minggu sebelum konferensi dengan kriteria sebagai berikut:

Kriteria Umum: Setia pada Pancasila/UUD 1945, berkomitmen pada PDPRT & Prinsip Perjuangan, tidak terlibat partai politik, dan bersedia aktif/mundur jika tidak aktif.
Kriteria Khusus:
- Batas Usia (saat konferensi): Maksimal 22 tahun (IPNU) dan 20 tahun (IPPNU).
- Pendidikan: Minimal lulusan SLTA atau sederajat.
- Pengalaman: Minimal 2 tahun aktif sebagai anggota dan pernah menjadi pengurus PC atau PAC.
- Kaderisasi: Wajib sudah lulus MAKESTA (dibuktikan dengan sertifikat).
- Dukungan: Mendapat rekomendasi tertulis dari minimal setengah (50%) jumlah Ranting yang ada di wilayah PAC tersebut.

3. Persyaratan Administrasi (Dokumen Wajib)

Calon wajib menyerahkan dokumen berikut kepada Komite:

[ ] Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae).
[ ] KTP (Asli & Fotokopi) dan Kartu Tanda Anggota (KTA).
[ ] Ijazah terakhir (SLTA/Sederajat).
[ ] Bukti SK Kepengurusan di tingkat PAC.
[ ] Surat Rekomendasi dukungan dari Ranting.
[ ] Naskah Visi & Misi calon ketua.
Pengumuman Hasil: Calon yang lolos verifikasi diumumkan maksimal 7 hari setelah pendaftaran ditutup.

4. Tata Cara & Prosedur Pemilihan

Proses pemilihan ketua dilakukan dengan urutan prioritas:

Aklamasi: Dilakukan jika hanya terdapat satu calon tunggal yang dinyatakan layak dan terdaftar secara resmi.
Pemungutan Suara (Voting): Dilakukan jika terdapat lebih dari satu calon.
- Dilaksanakan secara langsung, umum, bebas, dan rahasia.
- Hanya diikuti oleh peserta yang memiliki hak pilih sah sesuai daftar yang ditetapkan Komite.

Mekanisme Pemilihan Tertutup (Konferancab)

1. Tahap Pencalonan (Tahap I)
Waktu Pelaksanaan: Dilakukan secara langsung di dalam forum saat agenda Pemilihan Ketua pada Konferancab berlangsung. Asas: Dilaksanakan secara Langsung, Bebas, dan Rahasia (Luber). Kondisi Khusus: Jika dalam tahap penjaringan hanya muncul Satu Calon Tunggal yang memenuhi kriteria, maka calon tersebut langsung ditetapkan sebagai ketua terpilih secara Aklamasi.

2. Tahap Pemilihan (Tahap II)

Tahap ini dilakukan apabila terdapat 2 (dua) atau lebih calon yang dinyatakan sah secara kriteria:

Prosedur: Pemungutan suara dilakukan secara tertulis oleh peserta pemilik hak suara.
Penentuan Pemenang: Calon yang memperoleh suara terbanyak secara otomatis dinyatakan sebagai ketua terpilih.

3. Kriteria & Syarat Sah Calon Ketua

Seorang kader dinyatakan sah menjadi calon ketua apabila memenuhi kriteria berikut:

Usia Maksimal: IPNU (22 tahun) & IPPNU (20 tahun) saat pelaksanaan konferensi.
Pendidikan: Minimal lulusan SLTA/Sederajat (atau sedang menempuh pendidikan SLTA).
Keaktifan: Minimal 2 tahun aktif sebagai anggota.
Pengalaman Organisasi: Pernah menjadi pengurus di tingkat PAC (Anak Cabang) atau PR (Ranting).
Kaderisasi: Sudah lulus MAKESTA, dibuktikan dengan sertifikat atau kesaksian saksi hidup.
Administrasi: Memiliki KTA (Kartu Tanda Anggota) — bersifat opsional.

4. Ketentuan Tambahan (Penutup)
Hal-hal teknis atau kondisi luar biasa yang belum diatur dalam panduan ini akan diputuskan melalui kesepakatan bersama peserta forum (Rakorcab/Konferancab).

Klasifikasi & Ketentuan Peserta Konferancab

1. Peserta Penuh (Utusan PR/PK Aktif)

Peserta Penuh adalah utusan resmi dari Ranting atau Komisariat yang memiliki status kepengurusan aktif.

Hak Peserta: Memiliki hak bicara, hak memilih, dan hak dipilih dalam pengambilan keputusan.
Syarat Administrasi:
- Membawa Surat Pengesahan (SP) yang masih berlaku (tidak kadaluarsa).
- Membawa Surat Mandat resmi dari pimpinan yang bersangkutan.
Hak Suara: Setiap PR dan PK memiliki kuota 1 (satu) suara (masing-masing untuk IPNU dan IPPNU).
Kewajiban: Wajib mengikuti seluruh rangkaian persidangan dari awal hingga akhir.

2. Peserta Peninjau (Observer)
Status: Pihak yang hadir untuk mengamati jalannya konferensi dan tidak memiliki hak suara. Hak Bicara: Hanya diperbolehkan berbicara setelah mendapatkan izin atau persetujuan dari pimpinan sidang. Batasan: Tidak memiliki hak memilih/dipilih dan tidak terlibat langsung dalam pengambilan keputusan organisasi.

3. Peserta dengan Rekomendasi (Khusus PR/PK Non-Aktif)

Jika PR atau PK belum memiliki SP aktif, maka berlaku ketentuan khusus sebagai berikut:

Rekomendasi PRNU: Peserta dapat dianggap sah jika membawa Surat Rekomendasi dari Pimpinan Ranting Nahdlatul Ulama (PRNU) setempat.
Syarat Keabsahan:
- Ditandatangani Ketua & Sekretaris PRNU serta distempel resmi.
- Menyebutkan secara jelas nama personel yang diutus.
Prosedur Verifikasi: Status ini harus diverifikasi oleh panitia dan Pimpinan Cabang saat **Uji Kelayakan**.
Konsekuensi: Jika surat rekomendasi tidak memenuhi syarat, status peserta otomatis diturunkan menjadi Peserta Peninjau.

4. Mekanisme Verifikasi & Pengesahan

Untuk menjamin legalitas suara, dilakukan langkah-langkah berikut:

Registrasi: Setiap peserta wajib melakukan pendaftaran ulang sebelum sidang dimulai.
Validasi Dokumen: Peserta yang tidak dapat menunjukkan SP Aktif atau Surat Mandat yang sah dilarang menggunakan hak suara.
Persetujuan PC: Keabsahan seluruh daftar peserta ditetapkan oleh panitia atas persetujuan dari Pimpinan Cabang.
Pleno Peserta: Daftar peserta penuh yang memiliki hak suara wajib dibacakan dan disahkan dalam sidang sebelum agenda pengambilan keputusan dimulai.

Mekanisme Tim Formatur

1. Komposisi Anggota Formatur

Tim Formatur bertugas menyusun susunan pengurus PAC untuk masa khidmat berikutnya. Komposisinya berjumlah ganjil (biasanya 7 atau 9 orang) yang terdiri dari:

Ketua Terpilih: Sebagai Ketua Tim Formatur.
Ketua Demisioner: Sebagai Sekretaris Tim Formatur.
Perwakilan PC: 1 (satu) orang perwakilan dari Pimpinan Cabang sebagai pendamping.
Perwakilan Ranting/Komisariat: Perwakilan dari zona atau wilayah tertentu yang dipilih dalam forum konferensi.

2. Tugas & Wewenang
Menyusun komposisi personalia Pimpinan Anak Cabang (BPH dan Departemen). Mempertimbangkan distribusi kader berdasarkan potensi dan kewilayahan. Melakukan verifikasi kesediaan kepada calon pengurus yang akan dimasukkan ke dalam draf.

3. Batas Waktu Kerja
Tim Formatur diberikan waktu maksimal 15 hingga 30 hari (sesuai kesepakatan forum) untuk menyelesaikan susunan pengurus. Hasil kerja formatur bersifat mutlak dan dilaporkan kepada Pimpinan Cabang untuk diproses SK-nya.

4. Output Dokumen

Dokumen yang harus dihasilkan oleh Tim Formatur meliputi:

Berita Acara Hasil Formatur: Berisi daftar nama pengurus lengkap.
Surat Permohonan SK: Yang nantinya dikirimkan ke PC IPNU IPPNU Trenggalek.

Butuh Contoh Format Draft?

Silakan unduh template Draft lengkap melalui tautan di bawah ini.
File tersedia dalam format yang mudah diedit.

📥 Unduh Template Draft & LPJ

Tautan akan membuka folder Google Drive